Del caos al control: las automatizaciones que marcan la diferencia en su empresa de impresión

28 Abril 2025

La automatización puede parecer algo abstracto, con términos como XML, API o JDF, pero hoy es indispensable para cualquier empresa de la industria de la impresión, rotulación o gran formato. Lo que quizás no sabía: hasta el 40 % del coste de un pedido de impresión se destina a tareas administrativas. Al conectar sus sistemas y colocar su sistema de gestión MIS (Management Information System) en el centro, usted evita la duplicación de datos, los errores y los costes innecesarios. En este blog le explicamos cómo la automatización —orientada a sus necesidades y con las integraciones adecuadas— puede preparar su flujo de trabajo para el futuro.

¿Por qué una empresa de impresión se debe automatizar ?

 Muchas empresas de producción siguen enfrentándose a flujos de trabajo fragmentados. Los pedidos se ingresan manualmente, los archivos Excel circulan entre departamentos y la comunicación se realiza por correo electrónico o incluso con notas en papel. Esto genera errores, retrasos y frustración, tanto interna como externamente.

Al digitalizar y automatizar sus procesos, usted crea claridad, rapidez y fiabilidad en toda la organización. Piense, por ejemplo, en:

• Introducción y procesamiento automático de pedidos, también desde tiendas web
• Herramientas de planificación inteligentes con datos en tiempo real
• Menos tareas manuales y, por lo tanto, menos errores
• Mejor seguimiento, comunicación y control

¿El resultado? Menos administración, menos errores y menores costes. En una empresa de impresión media, hasta un 40 % del coste de un pedido se debe a tareas administrativas. Al automatizar los procesos y conectar los sistemas —desde la oferta hasta la entrega— usted elimina el exceso de gestión. Se reducen los pasos innecesarios, se elimina el doble ingreso de datos y se optimizan los costes laborales. Así, su coste por pedido disminuye y su margen aumenta automáticamente.

Y no lo olvidemos: la Industria 4.0 también se está consolidando en el sector gráfico. Sensores inteligentes IoT y el análisis de datos en tiempo real permiten un control preciso de los procesos de producción. Esto se traduce en una planificación más eficiente, menos tiempo de inactividad y una mayor fiabilidad en las entregas.

El sistema MIS como el núcleo de su flujo de trabajo

 En un flujo de trabajo bien estructurado, todos los departamentos, desde ventas hasta producción y facturación, deben trabajar con la misma información actualizada. Aquí es donde entra en juego el sistema MIS. Este sistema actúa como la única fuente de verdad dentro de su organización y garantiza que todos los departamentos tengan acceso a los datos correctos.

Las ventajas son claras:

• No más ingresos duplicados
• Comunicación fluida entre departamentos
• Cálculos previos y posteriores precisos
• Facturación más rápida e informes fiables
• Visibilidad sobre capacidad, inventario, costes y rentabilidad

Pero un MIS, por sí solo, no es suficiente. Solo cuando se integra con sus otros sistemas y máquinas, se aprovecha todo su potencial. ¿Cómo lograrlo de forma inteligente?

Así convierte su flujo de trabajo en un todo coherente

Un sistema MIS es una herramienta poderosa, pero solo si no funciona de forma aislada. Solo cuando su MIS trabaja de forma fluida con otros sistemas en su flujo de trabajo —desde software de pre-impresión hasta ERP y plataformas web-to-print— se logran verdaderas mejoras de eficiencia.

Dataline sigue una estrategia probada basada en integraciones certificadas con todos los componentes de hardware y software esenciales para el proceso de producción gráfica. Esto incluye pre-impresión, flujos de producción y optimización, plataformas de e-business, transporte y logística, catálogos de sustratos y papel, y sistemas financieros y contables.

Piense, por ejemplo, en Canon Prisma, Agfa Asanti, Kodak Prinergy, Screen Equios, o prensas Heidelberg y Komori.

Al integrar sistemas en su MIS, tenga en cuenta lo siguiente:

1. Utilice los estándares abiertos mencionados anteriormente. Gracias a JDF y JMF, su MIS puede comunicarse directamente con impresoras, cortadoras, software de planificación u otras aplicaciones. Se genera así un flujo continuo de información entre administración, producción y acabado. Sin traspasos manuales, sin duplicaciones.
2. El intercambio de datos en tiempo real es fundamental. Usted necesita información actualizada en todo momento. Esto permite decisiones más rápidas, una planificación más precisa y un mejor servicio al cliente.
3. No subestime la importancia de la facilidad de utilización. La integración debe simplificar el trabajo, no hacerlo más complejo. Por eso, elija sistemas que sean intuitivos y fáciles de usar. Solo así su equipo adoptará plenamente la automatización.
4. Finalmente, la escalabilidad es clave. Su empresa sigue evolucionando: más clientes, nuevas ubicaciones, más servicios. Asegúrese de que su MIS y las integraciones asociadas sean lo suficientemente flexibles como para adaptarse a ese crecimiento.

Conclusión: construya hoy mismo el flujo de trabajo del mañana

El futuro de la producción gráfica es integrado, automatizado y orientado a los datos. La mayoría de las empresas de impresión ya utilizan algún software administrativo o de seguimiento de pedidos, pero ahí suele terminar la digitalización. Si realmente quiere avanzar, debe conectar ese software también con su producción y sus demás procesos.

Y eso solo es posible con una plataforma moderna, completa e innovadora que lo integre todo. MultiPress, junto con potentes integraciones mediante API, JDF y JMF, constituye la base de un flujo de trabajo preparado para el futuro. Empresas como Group Joos lo demuestran cada día: menos errores, más control y menores costes.

Automatizar no significa rehacerlo todo, sino conectar de forma inteligente. Y eso puede empezar hoy mismo.